fbpx
+420 539 050 440 info@comgroup.cz

MICROSOFT TEAMS

TIPY A TRIKY

 

Při současné koronavirové krizi nabývají na významu nástroje pro vzdálenou spolupráci, jako je například Microsoft Teams. Pokud využíváte nástroj Microsoft Teams, který je součástí balíčku programů Office 365, budou se vám jistě hodit jednoduché tipy, jak tuto platformu správně nastavit a využívat její možnosti naplno.

Aplikaci Microsoft Teams společnost Microsoft nabízí ve verzi pro osobní počítače a mobilní variantu pro iOS a Android. V našem návodu se budeme zabývat verzí pro osobní počítače, kterou nyní využívá jednoznačně nejvíce uživatelů. Desktoptová varianta je k dispozici pro Windows (verze 7 a vyšší), MacOS (10.10 a vyšší) a Linux (ve formátech .deb a .rpm). Microsoft Teams je plnohodnotnou aplikací, která umí vytvářet týmy, plánovat schůzky, chaty, videohovory, videokonference, přiřazovat dokumenty, poznámky a vše ukládat na jedno snadno dostupné místo.

PRO ŘÍZENÍ PROJEKTŮ SE V MICROSOFT TEAMS SKVĚLE HODÍ TÝMY

Pokud začínáte pracovat na novém projektu a pracujete na home office, využijte položku Týmy. Chcete-li vytvořit nový tým, postupujte následovně:
Microsoft Teams vytvořit tým

V levé liště klikněte na položku Týmy a zvolte Vytvořit tým.

Nyní se musíte rozhodnout, zda chcete vytvořit tým od nuly nebo jej navázat na skupinu Office 365, tedy na skupinu, kterou jste již dříve vytvořili. Pokud si vyberete variantu č. 2, je potřeba v dalším kroku konkrétní přednastavenou skupinu vybrat.

Dále je potřeba určit, zda se bude jednat o veřejný nebo soukromý tým. Pokud zvolíte variantu veřejného týmu, pak bude tento tým viditelný pro každého, kdo pracuje ve vaší firmě a stejně tak se bude moci kdokoliv k tomuto týmu připojit. Pokud zvolíte soukromý tým, budou v týmu pouze členové, kterým zašlete pozvánku.

Microsoft Teams veřejný nebo soukromý tým
Microsoft Teams název týmu

Zvolte název týmu, nejlépe podle předmětu projektu, na kterém bude tým pracovat.

V dalším kroku vyberete členy vašeho týmu, přidat můžete i hosty, například dodavatele či dealery, stačí zadat jejich adresu a přiřadit jim statut „hosta“.

Každému z členů týmu můžete přiřadit buď statut vlastníka nebo člena. Člen nemá oprávnění nastavení týmu upravovat, může pouze přispívat. Vlastník má maximální oprávnění včetně možnosti smazat celý tým.

Jakmile je tým vytvořen, systém mu automaticky přiřadí konkrétní prvky sady Office 365 pro podporu týmu. Konkrétně se jedná o:

  • Formuláře: aplikace umí vytvářet ankety, kvízy a výzkumy
  • OneNote: sdílený poznámkový blok hostovaný v cloudu
  • Planner: aplikaci pro jednoduché plánovaní
  • Power BI: pokud potřebujete důkladnou analýzu podnikových dat
  • Praise: aplikace umí poslat různé druhy pochval členům týmu
  • SharePoint: propojení s firemním SharePointem
Microsoft Teams aplikace

Chcete-li svůj tým spravovat, klikněte v navigační liště vlevo u názvu týmu na ikonu tří teček. Zobrazí se rozbalovací nabídka, ve které můžete přidávat nebo odebírat členy, vytvářet kanály pro tým, měnit název a popis týmu a případně se z týmu odhlásit.

Pokud se chcete přidat k již existujícímu týmu, vyberte v levé boční liště položku Týmy a poté klikněte v šedé liště dole na nápis Připojit se k týmu nebo vytvořit nový. Zobrazí se vám seznam dostupných týmů, klikem na vybraný tým se můžete k týmu jednoduše připojit. Pokud je tým soukromý, budete muset nejdříve správce požádat o schválení přístupu.

Microsoft Teams vlastnosti týmu

PRO ODDĚLENÍ RŮZNÝCH TÉMAT VYUŽÍVEJTE V MICROSOFT TEAMS KANÁLY

Jakmile vytvoříte nový tým, objeví se u něj v navigační liště položka Obecné. Znamená to, že aplikace Teams pro tým vytvořila první tzv. kanál. Kanály jsou místem, kde se v Teams konverzuje a spolupracuje. Obecný kanál je zamýšlen jako místo, kde můžete začít konverzovat. Jakmile tým definuje oblasti, které v rámci projektu hodlá dále rozvíjet, je vhodné na každou samostatnou oblast založit samostatný kanál. Díky kanálům tým jednoduše a účinně oddělí konverzace prodejní, marketingové, produkční atp.

Microsoft Teams kanály

Chcete-li vytvořit nový kanál, klikněte v levém navigačním podokně na ikonu tří teček u názvu týmu a zvolte přidat kanál.

Na obrazovce zadejte název a popis kanálu a klikněte na tlačítko přidat. Všechny kanály se následně zobrazí v levém navigačním podokně.

Novinkou je možnost vytvořit soukromý kanál, ke kterému budou mít přístup pouze vybraní členové týmu. Tento nástroj se zvlášť hodí pro řešení citlivých problémů a běžně jej používají například personální týmy.

PRO ZAHÁJENÍ CHATU V TÝMU MICROSOFT TEAMS VYUŽÍVEJTE PŘÍSPĚVKY

Pro zahájení chatu v rámci konkrétního kanálu zvolte v levé navigační liště kanál a nahoře klikněte na položku příspěvky. Příspěvky umožňují komentovat práci všech členů kanálu a přispívat do probíhající konverzace. Pokud využíváte Facebook Messenger nebo například WhatsApp, jistě znáte tzv. skupinové konverzace. Příspěvky jsou obdobou těchto skupinových konverzací. Můžete v nich využívat celou řadu vychytávek, jako je označení příznakem @. Pokud přidáte ke jménu označení @, bude se takto označené jméno zobrazovat v celé skupinové konverzaci červenou barvou a vy si budete moci filtrovat pouze tohoto člověka. Do zpráv je v Teams rovněž možné přidávat emotikony, GIFy, nálepky, nebo rovnou plánovat schůzky.

SDÍLEJTE SOUBORY V TÝMU

Microsoft Teams nabízí ve srovnání s jinými podobnými nástroji jednu zásadní výhodu, a to automatické propojení s balíčkem kancelářských programů Office 365. Pokud chcete ke konkrétnímu kanálu nebo do teamového chatu přidat soubory, využijte položku Soubory, kterou najdete v horní liště po kliku na konkrétní kanál. Pokud využíváte firemní SharePoint a OneDrive, bude pro vás přikládání souborů velmi jednoduché. Přiložit ale samozřejmě můžete i soubory ze svého vlastního počítače. Soubory můžete přes Teams nejen nahrávat, ale i upravovat, kopírovat, přesouvat, stahovat, odesílat odkazy na dokumenty, sdílet je s ostatními, spolupracovat na jednom dokumentu společně a vše smazat. Podmínkou je samozřejmě využívání aplikací Microsoft, tedy Word, Excel, PowerPoint atp. Další výhodou je, že můžete na dokumentech spolupracovat, aniž byste opustili aplikaci Teams.

PŘIDEJTE V MICROSOFT TEAMS SVÉ OBLÍBENÉ APLIKACE

Do konkrétního kanálu můžete přidávat nové karty do horní šedé navigační lišty. Klikněte na ikonu PLUS (+) v šedé liště a vyberte si z široké nabídky aplikací, které Teams umí integrovat.

Microsoft Teams oblíbené aplikace

VYHLEDÁVEJTE OBSAH JEDNODUŠE

Při větším množství týmů a obsahu, které v Teams máte, se vám bude jistě hodit funkce vyhledávání. Vyhledat cokoliv v Teams je velice jednoduché, stačí do lišty, která je umístěna úplně nahoře, zadat vyhledávané slovo či frázi a Teams vám ihned zobrazí všechny dostupné zprávy, lidi, soubory.

Prohledávání jakéhokoli obsahu v rámci týmů je jednoduché – stačí zadat příkaz nebo hledat klíčová slova do vyhledávací lišty v horní části okna klienta Teams.

PRŮVODCE NAVIGAČNÍ LIŠTOU MICROSOFT TEAMS

Na levé straně aplikace Teams vidíte hlavní navigační lištu, na její jednotlivé položky se nyní podíváme detailněji.

CHAT

Chcete-li zahájit soukromou konverzaci, která se nebude zobrazovat jiným členům týmu, klikněte na tuto položku. V horní části obrazovky vlevo klikněte na ikonu Zahájit nový chat, vyberte osobu, se kterou chcete chatovat a můžete začít. Chat nabízí stejná nástroje pro komunikaci jako příspěvky, v tomto případě se ovšem jedná o konverzaci mimo tým, tedy konverzaci soukromou.

TÝMY

Tato položka umožňuje zobrazit všechny týmy, jejichž jste členem a umožní vám přidávat nové týmy, nové členy do týmů, tvořit kanály, zahájit konverzaci v kanálech. Toto je výchozí místo pro Teams, a proto tuto část také Microsoft Teams zobrazí ihned po spuštění.

KALENDÁŘ

Tato část uživatele propojuje jeho osobní kalendář, který používá v Office 365 / Exchange s Teams. Prostřednictvím této položky lze rovněž plánovat schůzky nebo videohovory.

HOVORY

Možná víte, že společnost Microsoft sloučila své další služby Lync a Skype for Business (zatím pouze verzi hostovanou v cloudu) do klienta Teams, takže veškerá komunikace může probíhat přes Teams. Pomocí této části lze iniciovat hovory, přidávat kontakty do zrychlených voleb, kontrolovat hlasovou schránku, prohlížet si historii hovorů a spouštět videochaty. Aplikace rovněž umožňuje integrovat firemní telefonní linky.

SOUBORY

Na této kartě uvidíte všechny vaše soubory ze serverů SharePoint, OneDrive a OneNote v řazení od naposledy používaného souboru.

NABÍDKA TŘI TEČKY (…)

Tato ikona nabízí možnost přidání dalších aplikací do klienta Teams, včetně plánovací aplikace Planner, OneNote atp.

Ikona … Zde je další místo, kde můžete přidat další aplikace do klienta Teams, včetně dat Planner, OneNote, přímého přenosu a dalších.

NA CO SE MICROSOFT TEAMS NEHODÍ?

Microsoft Teams jsou výborným nástrojem pro vzdálenou spolupráci a komunikaci, některé typy komunikace a spolupráce však nahradit neumí. Kdy byste se měli aplikaci Teams vyhnout?

TEAMS NEUMÍ ODESÍLAT EMAILY

Emaily jsou stále velmi oblíbeným způsobem komunikace, využívají se především pro komunikaci s externími osobami, společnostmi nebo orgány státní správy. Microsoft pracuje na nové funkci, která by uživatelům aplikace Outlook měla umožnit přesunout komunikaci z emailového klienta jednoduše do aplikace Teams. Toto vylepšení by měl Microsoft představit během roku 2020.

TEAMS NEJSOU VHODNÉ PRO DELŠÍ TEXTY

Do chatovací komunikace se nehodí dlouhé texty. Plánování projektů, hloubkové analýzy, projektové dokumentace, to všechno patří do emailové komunikace.

POKUD POTŘEBUJETE KONVERZACE DETAILNĚJI TŘÍDIT A SPRAVOVAT OFFLINE

V emailu můžete jednodušeji třídit, filtrovat, nastavovat pravidla, provádět automatické opravy a nabízí bohaté editační funkce jako lepší zarovnávání textu, kontrolu pravopisu. Pro oficiální korespondenci je lepší orientovat využít email.

Pokud máte zájem o nasazení Office 365 do vašich interních systémů, kontaktujte nás.

Jsme COM Group, ryze česká společnost poskytující služby outsourcingu IT a implementace moderních technologií.

Potřebujete více informací?

JSME COM GROUP a.s.

Společnost specializující se na outsourcing IT a implementaci moderních IT technologií

 

Děláme složité a komplikované věci tak, aby se pro vás staly příjemnými a přinášely vám maximální prospěch.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

JSME COM GROUP a.s.

Společnost specializující se na outsourcing IT a implementaci moderních IT technologií

 

Děláme složité a komplikované věci tak, aby se pro vás staly příjemnými a přinášely vám maximální prospěch.

Zatímco se naše vláda trápí a přemýšlí, jak vyhrát nad koronavirem, řada společností se rozhodla vyslyšet její doporučení a nařídila svým zaměstnancům práci z domu. Home office ovšem přináší řadu bezpečnostních hledisek, které je potřeba prozkoumat.

Při povolení práce z domu musí společnosti zvážit míru povolení přístupů k systémům z domácích Wi-Fi připojení a přístupů k interní IT infrastruktuře. Pokud váš zaměstnanec přistupuje k firemním datům vzdáleně, riziko jejich ztráty či napadení roste. Zatímco v běžné situaci může vzniknout problém pouze mezi serverem, interní sítí a počítačem koncového uživatele, home office přidává do této kombinace veřejnou internetovou síť, místní sítě a osobní počítače zaměstnanců.

 

Zde je 12 tipů, které vám jednoduše a efektivně pomůžou minimalizovat bezpečnostní rizika související s home office.

 

1. Informujte zaměstnance o kybernetických hrozbách

Předejte zaměstnancům pracujícím z domova základní bezpečnostní rady. Každý zaměstnanec by si měl dávat pozor na phishingové emaily, neměl by využívat veřejné nezaheslované Wi-Fi sítě a jeho domácí Wi-Fi síť by měla být řádné zabezpečena.

Je vysoce pravděpodobné, že aktivita hackerů bude právě v této krizové době stoupat a počet pokusů o prolomení bezpečnostních bariér bude vyšší než obvykle. Prvním obětí zvýšené aktivity útočníků se stala Fakultní nemocnice Brno.

Zaměstnanci by měli být zvláště upozorněni, aby se vyhnuli klikání na odkazy v e-mailech od lidí, které neznají, IT oddělení by mělo rovněž zajistit, aby do svých počítačů, tabletů a mobilních telefonů nemohli nainstalovat neprověřené aplikace třetích stran.

Společnost by kromě bezpečnostních rad měla zaměstnancům předat kontakt na osobu, která je ve firmě určena pro řešení bezpečnostních hrozeb. Pokud by zaměstnanec zaznamenal podezřelou aktivitu, bude vědět, na koho se obrátit.

 

2. Poskytněte přístup k firemní VPN

Jedním ze způsobů, jak zabezpečit data při připojování zaměstnanců během práce z domova k interním systémům, je nasazení VPN. Virtuální privátní síť poskytuje následující zabezpečení:

  • Skrytí IP adresy uživatele
  • Šifrování přenosu dat v tranzitu
  • Maskování polohy uživatele

Většina větších organizací již má zavedenou službu VPN a měla by zkontrolovat,  zda velikost sítě dostačuje k zabezpečení přístupů pro všechny zaměstnance pracující nyní doma. Menší podniky by měly zavedení VPN zvážit.

Existuje mnoho poskytovatelů služeb VPN, ale ne všem z nich lze důvěřovat, obzvláště se vyhněte bezplatným službám. COM Group a její technici vám rádi s nasazením VPN pomohou.

Jakmile VPN implementujete, měli byste zajistit, aby všichni zaměstnanci měli přístup ke službě a aby ji využívali pro veškeré pracovní činnosti.

 

3. Zajistěte kompletní bezpečnostní ochranu

Ujistěte se, že je na všech zařízeních, která budou použita pro práci, nainstalována a aktivována bezpečnostní ochrana, tedy antivirové programy, brány firewall, šifrování zařízení.

 

4. Proveďte audit hesel

Centralizace IT služeb je výhodná především pro velké podniky. Přináší výrazné úspory a lepší služby pro interní uživatele i externí zákazníky.

Help desk / podpora

IT oddělení musí umět rychle a efektivně řešit rutinní problémy uživatelů. Jedná se o všední práci, která je vizitkou IT techniků ve vztahu k jejich kolegům.

Projektová podpora

Ve vaší společnosti jistě vzniká mnoho nových projektů, které mají za cíl lepší ekonomické výsledky, zlepšení vnitřních procesů nebo zvýšení efektivity. Až na výjimky potřebují vedoucí nových projektů IT podporu. Oddělení IT musí nabízet jako odborníky, kteří jsou schopni navrhnout správné IT postupy, tak i časovou a technickou podporu zavádění novinek.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

Potřebujete více informací?

V levé liště klikněte na položku Týmy a zvolte Vytvořit tým.

Nyní se musíte rozhodnout, zda chcete vytvořit tým od nuly nebo jej navázat na skupinu Office 365, tedy na skupinu, kterou jste již dříve vytvořili. Pokud si vyberete variantu č. 2, je potřeba v dalším kroku konkrétní přednastavenou skupinu vybrat.

Dále je potřeba určit, zda se bude jednat o veřejný nebo soukromý tým. Pokud zvolíte variantu veřejného týmu, pak bude tento tým viditelný pro každého, kdo pracuje ve vaší firmě a stejně tak se bude moci kdokoliv k tomuto týmu připojit. Pokud zvolíte soukromý tým, budou v týmu pouze členové, kterým zašlete pozvánku.

PRO MANAŽERY

PRO IT SPECIALISTY

O NÁS

BLOG

KONTAKT

COM Group a. s.
Tel.: +420 539 050 440
E-mail: info@comgroup.cz
www.comgroup.cz