+420 539 050 440 info@comgroup.cz

MICROSOFT 365 VERSUS G SUITE GOOGLE

KTERÝ KANCELÁŘSKÝ BALÍK JE PRO FIRMU LEPŠÍ?

 

Volba balíku kancelářských programů je velmi důležitým rozhodnutím. Většina českých společností je zvyklá na balík programů Office od společnosti Microsoft. Tomuto programu v poslední době vyrostla zdatná konkurence v balíku G Suite od Googlu. Je ale G Suite skutečně alternativou, která může nahradit Microsoft 365, nebo je balík programů od Microsoftu stále nejlepší? Srovnali jsme pro vás výhody a nevýhody obou sad a odpověděli na otázku, který kancelářský balík je pro vás ten pravý.

Microsoft Office kdysi vládl světu podnikání. Na konci 90. let dvacátého stolení a začátkem stolení nového se kancelářská sada společnosti Microsoft zbavila soupeřů jako byl WordPerfect Office či Lotus SmartSuite a ovládla trh. V roce 2006 přišla společnost Google se svým textovým a tabulkovým procesorem, který byl kombinován s dalšími obchodními službami a vytvořit tak sadu s názvem Google Apps.

Obchodní start Googlu nebyl v oblasti kancelářských balíků nijak úchvatný. Popularitu si tyto aplikace získávaly postupně. V současné době programy od Googlu využívá více než 5 milionů uživatelů. Společnost Microsoft mezitím přesunula důraz z tradičního licencovaného produktu Office na službu Office 365, později přejmenovanou na Microsoft 365, která je založena na předplatném. Služba Office 365 má celou řadu různých variant a výběr správného kancelářského balíku tak dnes není vůbec jednoduchý.

Microsoft 365 versus G Suite: co mají společného?

Oba kancelářské balíky mají mnoho společného. Jsou založeny na předplatném a účtují si poplatky za osobu na měsíc. Jejich programy jsou odstupňovány v různých úrovních v závislosti na funkcích, které zákazníci využívají. G Suite je webová aplikace, která má ale schopnost pracovat i offline. Office 365 je založen na nainstalovaném softwaru pro stolní počítače, nabízí však i webové verze svých aplikací.

Oba kancelářské balíky fungují ve většině prohlížečů a jsou kompatibilní s jakýmkoliv operačním systémem včetně mobilních iOS a Android.

Jak G Suite tak Microsoft 365 nabízí programy pro zpracování textu, tabulek, prezentací, emailů, kalendáře a kontakty. V obou balících najdete také programy pro videokonference, psaní poznámek a zasílání zpráv. Každý má rovněž své přidružené cloudové úložiště. Tyto jednotlivé aplikace se však ve svém provedení liší, stejně jako nástroje, kterými lze programy spravovat. Proto může být mimořádně obtížné rozhodnout, která sada je pro vaše podnikání lepší.

Cenové srovnání Microsoft 365 versus G Suite

Hlavním parametrem, podle kterého se každý majitel firmy bude rozhodovat při výběru kancelářského balíku, je cena. Oba kancelářské balíky nabízejí využití základních verzí svých programů zdarma, pro firmu je ale nezbytné zakoupit rozšířený placený balík služeb. Proto jsme pro vás připravili porovnání nabízených cen obou služeb.

G Suite obchodní plány

Microsoft 365 obchodní plány

Microsoft 365 versus G Suite: srovnání jednotlivých aplikací

Každá firma má jiné potřeba a využívá pro své podnikání jiné aplikace. Pro některé společnosti může být důležité zpracování textu a email, zatímco jiné mohou využívat především tabulkové procesory.

Abychom vám pomohli, porovnali jsme hlavní aplikace v obou srovnávaných kancelářských programech, vypíchli jejich silné a slabé stránky s cílem usnadnit vám rozhodnutí, který balík je pro vás vhodnější.

 

Zpracování textu: Dokumenty Google vs. Microsoft Word

Rozhodnutí, zda zvolit dokumenty Google nebo Microsoft Word je docela jednoduché. Pokud je pro vás důležité snadné sdílení dokumentů, zvolte produkt od Googlu. Pokud potřebujete široký rozsah funkcí pro vytváření a úpravu dokumentů, je pro vás vhodnější Microsoft Word.

S Microsoft Word bude pro vás vytváření dokumentů jednodušší a efektivnější. Word nabízí širokou nabídku přednastavených šablon. Například Word má téměř 50 různých šablon pro vytváření přehledů, Dokumenty Google jich mají pouze pět. Word rovněž nabízí větší množství grafů a stylů. Pokud jde však o spolupráci, Dokumenty Google Word porazí. Spolupráce je v nich rychlejší a pružnější, protože je integrovanou součástí programu.

Práce s tabulkami: Tabulky Google vs. Microsoft Excel

Pokud vaši zaměstnanci pracují v tabulkovém procesoru většinou samostatně, je pro ně vhodnější Microsoft Excel. V případě, že tabulky tvoříte ve firmě týmově, budou pro vás vhodnější Tabulky Google.

Microsoft Excel je mnohem komplexnějším nástrojem než Tabulky Google. Nabízí nejen velké množství přednastavených šablon pro různé druhy obchodních případů, ale také lze prostřednictvím nástroje Excel vytvořit mnohem větší množství grafů. Microsoft Excel nabízí rovněž rozšířené databázové nástroje.

Naopak Tabulky Google umí lépe kooperovat při větším množství uživatelů, jednodušší jsou úpravy při přihlášení většího množství zaměstnanců nebo komentování tabulek.

Prezentace: Google Slides vs. Microsoft PowerPoint

Stejně jako je tomu u programů pro psaní textů i tvorbu tabulek, je i při tvorbě prezentací při výběru kancelářského programu stěžejní očekávaná míra spolupráce. Microsoft PowerPoint nabízí větší množství šablon, funkcí, přechodů a animací. Google Slides má naproti tomu mnohem menší množství funkcí, ale předčí PowerPoint v možnostech spolupráce a díky menšímu množství funkcí je tvorba prezentací v Google Slides jednodušší.

E-mail: Gmail vs. Microsoft Outlook

Pokud dáváte přednost jednoduchosti, je pro vás vhodnější Gmail. Gmail nabízí nejlepší rovnováhu mezi uživatelskou přívětivostí a funkčností. Aplikace Outlook udělala v minulosti kroky ke zjednodušení, efektivity Gmailu ale prozatím nedosáhla.

Spolupráce: Google Hangouts vs. Microsoft Teams

Jak jsme již několikrát poznamenali, pokud se jedná o spolupráci, G Suite je mnohem lepší než Microsoft 365. Pokud však jde o složitější celofiremní spolupráci, Microsoft Teams vyhrávají. Teams umožňují kombinovat skupinový chat, online schůzky, videokonference, sdílené úložiště týmových souborů atp. Microsoft Teams má úzkou vazbu na zbytek platformy Microfosft 365 a nabízejí snadnou integraci s aplikacemi Outlook, SharePoint, OneDrive a dalšími.

Microsoft 365 versus G Suite: Nástroje zabezpečení a správy

Při výběru kancelářského balíku se velmi často nepřihlíží na míru obtížností správy a zabezpečení. Přitom se však jedná o velmi důležitý parametr. I ty nejlepší funkce, které kancelářský balík nabízí, nedokážou nahradit špatné nebo nedostatečné nástroje zabezpečení a správy.

Oba srovnávané systémy jsou spravovány z webového rozhraní, přičemž webové rozhraní Microsoft „Essentials“ je výrazně propracovanější než správa v systému G Suite. Microsoft 365 správa umožňuje snadné provádění nejběžnějších úkolů včetně úpravy a správy uživatelů, změny licencí, placení účtů a instalace aplikací Office do zařízení. Průvodce pomáhá s nastavením emailů, licencování, rolí, kontaktních informací. Microsoft 365 nabízí rovněž lepší zabezpečení účtu správce, vynikající mobilní správu a další ovládací prvky pro správu.

Mohou G Suite a Microsoft 365 spolupracovat?

Microsoft 365 i G Suite mají své vlastní silné a slabé stránky. Možná byste byli v pokušení využít obě kancelářské sady najednou, G Suite pro spolupráci a Microsoft 365 pro vytváření dokumentů.

V praxi se však jedná o špatný nápad. Dokumenty G Suite se neukládají do vašeho počítače, ale jsou k dispozici pouze na serverech Google. Můžete je sice ukládat i ve formátech Microsoft 365, ale většinou se v dokumentech objeví chyby. Nefunguje formátování či vložená videa, nezobrazují se správně komentáře. Velmi komplikované je také přenášení souborů z jedné platformy do druhé.

Potřebujete více informací?

STÁHNOUT PRŮVODCE IT SLUŽBAMI

JSME COM GROUP a.s.

Společnost specializující se na outsourcing IT a implementaci moderních IT technologií

 

Děláme složité a komplikované věci tak, aby se pro vás staly příjemnými a přinášely vám maximální prospěch.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

JSME COM GROUP a.s.

Společnost specializující se na outsourcing IT a implementaci moderních IT technologií

 

Děláme složité a komplikované věci tak, aby se pro vás staly příjemnými a přinášely vám maximální prospěch.

Zatímco se naše vláda trápí a přemýšlí, jak vyhrát nad koronavirem, řada společností se rozhodla vyslyšet její doporučení a nařídila svým zaměstnancům práci z domu. Home office ovšem přináší řadu bezpečnostních hledisek, které je potřeba prozkoumat.

Při povolení práce z domu musí společnosti zvážit míru povolení přístupů k systémům z domácích Wi-Fi připojení a přístupů k interní IT infrastruktuře. Pokud váš zaměstnanec přistupuje k firemním datům vzdáleně, riziko jejich ztráty či napadení roste. Zatímco v běžné situaci může vzniknout problém pouze mezi serverem, interní sítí a počítačem koncového uživatele, home office přidává do této kombinace veřejnou internetovou síť, místní sítě a osobní počítače zaměstnanců.

 

Zde je 12 tipů, které vám jednoduše a efektivně pomůžou minimalizovat bezpečnostní rizika související s home office.

 

1. Informujte zaměstnance o kybernetických hrozbách

Předejte zaměstnancům pracujícím z domova základní bezpečnostní rady. Každý zaměstnanec by si měl dávat pozor na phishingové emaily, neměl by využívat veřejné nezaheslované Wi-Fi sítě a jeho domácí Wi-Fi síť by měla být řádné zabezpečena.

Je vysoce pravděpodobné, že aktivita hackerů bude právě v této krizové době stoupat a počet pokusů o prolomení bezpečnostních bariér bude vyšší než obvykle. Prvním obětí zvýšené aktivity útočníků se stala Fakultní nemocnice Brno.

Zaměstnanci by měli být zvláště upozorněni, aby se vyhnuli klikání na odkazy v e-mailech od lidí, které neznají, IT oddělení by mělo rovněž zajistit, aby do svých počítačů, tabletů a mobilních telefonů nemohli nainstalovat neprověřené aplikace třetích stran.

Společnost by kromě bezpečnostních rad měla zaměstnancům předat kontakt na osobu, která je ve firmě určena pro řešení bezpečnostních hrozeb. Pokud by zaměstnanec zaznamenal podezřelou aktivitu, bude vědět, na koho se obrátit.

 

2. Poskytněte přístup k firemní VPN

Jedním ze způsobů, jak zabezpečit data při připojování zaměstnanců během práce z domova k interním systémům, je nasazení VPN. Virtuální privátní síť poskytuje následující zabezpečení:

  • Skrytí IP adresy uživatele
  • Šifrování přenosu dat v tranzitu
  • Maskování polohy uživatele

Většina větších organizací již má zavedenou službu VPN a měla by zkontrolovat,  zda velikost sítě dostačuje k zabezpečení přístupů pro všechny zaměstnance pracující nyní doma. Menší podniky by měly zavedení VPN zvážit.

Existuje mnoho poskytovatelů služeb VPN, ale ne všem z nich lze důvěřovat, obzvláště se vyhněte bezplatným službám. COM Group a její technici vám rádi s nasazením VPN pomohou.

Jakmile VPN implementujete, měli byste zajistit, aby všichni zaměstnanci měli přístup ke službě a aby ji využívali pro veškeré pracovní činnosti.

 

3. Zajistěte kompletní bezpečnostní ochranu

Ujistěte se, že je na všech zařízeních, která budou použita pro práci, nainstalována a aktivována bezpečnostní ochrana, tedy antivirové programy, brány firewall, šifrování zařízení.

 

4. Proveďte audit hesel

Centralizace IT služeb je výhodná především pro velké podniky. Přináší výrazné úspory a lepší služby pro interní uživatele i externí zákazníky.

Help desk / podpora

IT oddělení musí umět rychle a efektivně řešit rutinní problémy uživatelů. Jedná se o všední práci, která je vizitkou IT techniků ve vztahu k jejich kolegům.

Projektová podpora

Ve vaší společnosti jistě vzniká mnoho nových projektů, které mají za cíl lepší ekonomické výsledky, zlepšení vnitřních procesů nebo zvýšení efektivity. Až na výjimky potřebují vedoucí nových projektů IT podporu. Oddělení IT musí nabízet jako odborníky, kteří jsou schopni navrhnout správné IT postupy, tak i časovou a technickou podporu zavádění novinek.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

PRO MANAŽERY

PRO IT SPECIALISTY

O NÁS

BLOG

KONTAKT

COM Group a. s.
Tel.: +420 539 050 440
E-mail: info@comgroup.cz
www.comgroup.cz