fbpx
+420 539 050 440 info@comgroup.cz

8 ZPŮSOBŮ, JAK SNÍŽIT NÁKLADY NA IT 

Náklady na IT jsou oblastí s vysokou mírou fixních nákladů. Cílem všech IT manažerů, finančních ředitelů a majitelů společností je poskytovat zaměstnancům i celé firmě kvalitní IT řešení za odpovídající cenu. V době vyhlášeného nouzového stavu nechce žádný manažer z tohoto cíle slevovat, ale zároveň bezpochyby intenzivně přemýšlí, v jakých oblastech může optimalizovat náklady tak, aby jeho společnost lépe přečkala problémové období nastolené koronavirovou krizí.

IT je oblastí s širokou škálou nákladů, které je možné optimalizovat, a přitom může stále zaměstnancům poskytovat kvalitní servis. Máme pro vás 8 tipů, kde je možné o optimalizaci IT nákladů uvažovat.

Náklady na IT jsou nákladnou součástí rozpočtu jakékoliv organizace. V situaci, kdy společnosti hledají ve svém nákladovém portfoliu prostor pro snížení či optimalizaci, se IT nemusí zdát jako správná oblast. Na první pohled jsou totiž IT náklady ve většině případů vnímány jako fixní. V následujících řádcích jsme se snažili tento mýtus vyvrátit a najít cesty, jak je možné IT rozpočet snížit, a přitom neslevit se svých nároků.

OPTIMALIZACE PERSONÁLNÍCH NÁKLADŮ

Mnoho společností si zakládá na špičkových IT technicích. Zkušené IT oddělení usnadňuje práci celé společnosti. Optimalizovat mzdových náklady je ovšem i při zachování kvality služeb možné, a to realizací následujících kroků:

1. Využívejte stážisty

Studenti vysokých škol technického zaměření, ale i jejich čerství absolventi, uvítají možnost získat pracovní zkušenosti v oboru, kterému by se chtěli do budoucna věnovat. Poptávku pro kvalitním programu pro stážisty podporují i samotné univerzity, situace související s koronavirovou krizí bude hlad studentů pro kvalitním vedlejším příjmu umocňovat. Oslovte vybranou vysokou školu, jejíž vzdělávací program se vám líbí a nabídněte jí možnost stáží pro vybrané studenty. Během pobytu u vás studenti získají potřebné IT dovednosti, vaše IT oddělení jim bude moci předat běžnou agendu a zároveň jim poskytnete možnost zpracování seminární, bakalářské či diplomové práce. A především uspoříte čas a peníze.

2. Využívejte externí dodavatele IT služeb

Náklady na IT služby můžete efektivně snížit prostřednictvím externích dodavatelů. Pokud vaše interní IT oddělení nakupuje hardwarové či softwarové vybavení přímo, nemusí dosáhnout na tak výhodné ceny, jako je schopný nabídnout externí dodavatel IT služeb, který u těchto velkých technologických firem odebírá pravidelně, a proto jsou i jeho ceny výrazně nižší. Náklady na externího IT technika jsou v průměru nižší než v případě interního zaměstnance. Mít vlastní IT oddělení je samozřejmě důležité pro řešení interních problémů typu fungování informačního systému, ale pro běžné řešení uživatelských problémů je přenos kompetencí na externího dodavatele vysoce efektivní metodou výhodnou především pro firmy střední a menší velikosti.

3. Omezte fluktuaci zaměstnanců

Náklady na nábor nového kolegy, jeho zaučení a školení zaměstnanců, jsou značné. Řada manažerů v současné nestálé situaci uvažuje o možnostech snižování počtu zaměstnanců a IT je oblast, ve které samozřejmě o optimalizaci počtu personálu uvažují. Při těchto úvahách vždy mějte na paměti, že se situace související s koronavirem dříve či později ustálí a bude potřeba počet zaměstnanců opět doplnit, zvýšené náklady na nový nábor a školení přitom mohou být vyšší než úspora plynoucí z krátkodobého propouštění.

OPTIMALIZACE NÁKLADŮ NA IT PROVOZ 

Zabezpečení plynulého IT provozu přináší celou řadu tzv. fixních nákladů, které je nutné každý měsíc vydat. V této oblasti se nabízí celá řada možností pro optimalizaci, nejúčinnější jsou tyto:

4. Virtualizujte servery

Není to tak dávno, kdy každá aplikace používala dedikovaný server, k tomu se přidala strategie DR neboli ochrana před mimořádnými situacemi, která server chránila před ztrátou důležitých dat a náklady na hardware ve firmě exponenciálně rostly. Pokud používáte stále vyhrazené servery, můžete zásadním způsobem ušetřit, pokud je rozdělíte a umožníte hardwaru sdílení více aplikací. Tato strategie se nazývá virtualizací a je schopna přinést až 30 % úsporu nákladů na firemní servery.

5. Optimalizujte náklady na hardware

Optimalizaci je možno provést i v oblasti hardwarového vybavení, které využívají zaměstnanci. Ne všichni zaměstnanci potřebují nejvyšší výpočetní výkon či nejmodernější monitor nebo telefon. Nechte si provést audit IT vybavení, který vám zajistí kvalitní externí dodavatel IT služeb. Audit většinou proběhne zdarma a jeho součástí bude i návrh nového vybavení, které bude plně vyhovovat všem vašim zaměstnancům a zároveň bude nákladově optimalizováno.

6. Využívejte cloudové služby

Vaše úložiště i servery nemusejí být fyzicky přítomny ve firmě. Můžete využít možnost přesunout část svých záloh do cloudového úložiště, které umožní optimalizovat náklady na servery i zálohování. Další možností je využívání cloudových služeb Office 365, které rovněž nabízí celou škálu optimalizačních možností.

7. Vyřaďte nepoužívaný software

Pokud provedete audit zakoupených softwarových licencí, pravděpodobně najdete příležitosti, jak ušetřit náklady. Velmi často se stává, že starou licenci nahradí nové, ale starší software je stále platný a firma za něj utrácí zbytečně peníze. Velké možnosti optimalizace v této oblasti nabízí již zmíněný balíček kancelářských programů Office 365. Někteří zaměstnanci nepotřebují ke své práci všechny funkce balíčku, stačí jim základní služby a mohou pracovat v cloudovém řešení. Pro tyto zaměstnance není tedy nutné pořizovat kompletní balíček Office a cloudové řešení Office 365 umožňuje licence selektovat a tím i optimalizovat softwarové náklady.

8. Virtualizujte databáze

Stejně jako je možné virtualizovat servery, nabízí se také možnost virtualizovat databáze. Databáze jsou základem většiny podnikových systémů a jejich správný chod má vliv na celou společnost. Není výjimkou, že jsou různé databáze s rozdílnou pracovní zátěží provozovány na několika fyzických serverech. Tento systém je ovšem nákladově neefektivní. Konsolidace databází do jednoho virtualizovaného serveru vám přinese úsporu pořizovacích i provozních nákladů.

JE ČAS PROZKOUMAT MOŽNOSTI OPTIMALIZACE VAŠICH IT SLUŽEB

Pokud uvažujete o optimalizaci nákladů na IT služby, rádi vám poradíme a pomůžeme.

Jsme COM Group a.s., ryze česká společnost poskytující již od roku 2003 svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních technologií IT. V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Potřebujete více informací?

STÁHNOUT PRŮVODCE IT SLUŽBAMI

JSME COM GROUP a.s.

Společnost specializující se na outsourcing IT a implementaci moderních IT technologií

 

Děláme složité a komplikované věci tak, aby se pro vás staly příjemnými a přinášely vám maximální prospěch.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

JSME COM GROUP a.s.

Společnost specializující se na outsourcing IT a implementaci moderních IT technologií

 

Děláme složité a komplikované věci tak, aby se pro vás staly příjemnými a přinášely vám maximální prospěch.

Zatímco se naše vláda trápí a přemýšlí, jak vyhrát nad koronavirem, řada společností se rozhodla vyslyšet její doporučení a nařídila svým zaměstnancům práci z domu. Home office ovšem přináší řadu bezpečnostních hledisek, které je potřeba prozkoumat.

Při povolení práce z domu musí společnosti zvážit míru povolení přístupů k systémům z domácích Wi-Fi připojení a přístupů k interní IT infrastruktuře. Pokud váš zaměstnanec přistupuje k firemním datům vzdáleně, riziko jejich ztráty či napadení roste. Zatímco v běžné situaci může vzniknout problém pouze mezi serverem, interní sítí a počítačem koncového uživatele, home office přidává do této kombinace veřejnou internetovou síť, místní sítě a osobní počítače zaměstnanců.

 

Zde je 12 tipů, které vám jednoduše a efektivně pomůžou minimalizovat bezpečnostní rizika související s home office.

 

1. Informujte zaměstnance o kybernetických hrozbách

Předejte zaměstnancům pracujícím z domova základní bezpečnostní rady. Každý zaměstnanec by si měl dávat pozor na phishingové emaily, neměl by využívat veřejné nezaheslované Wi-Fi sítě a jeho domácí Wi-Fi síť by měla být řádné zabezpečena.

Je vysoce pravděpodobné, že aktivita hackerů bude právě v této krizové době stoupat a počet pokusů o prolomení bezpečnostních bariér bude vyšší než obvykle. Prvním obětí zvýšené aktivity útočníků se stala Fakultní nemocnice Brno.

Zaměstnanci by měli být zvláště upozorněni, aby se vyhnuli klikání na odkazy v e-mailech od lidí, které neznají, IT oddělení by mělo rovněž zajistit, aby do svých počítačů, tabletů a mobilních telefonů nemohli nainstalovat neprověřené aplikace třetích stran.

Společnost by kromě bezpečnostních rad měla zaměstnancům předat kontakt na osobu, která je ve firmě určena pro řešení bezpečnostních hrozeb. Pokud by zaměstnanec zaznamenal podezřelou aktivitu, bude vědět, na koho se obrátit.

 

2. Poskytněte přístup k firemní VPN

Jedním ze způsobů, jak zabezpečit data při připojování zaměstnanců během práce z domova k interním systémům, je nasazení VPN. Virtuální privátní síť poskytuje následující zabezpečení:

  • Skrytí IP adresy uživatele
  • Šifrování přenosu dat v tranzitu
  • Maskování polohy uživatele

Většina větších organizací již má zavedenou službu VPN a měla by zkontrolovat,  zda velikost sítě dostačuje k zabezpečení přístupů pro všechny zaměstnance pracující nyní doma. Menší podniky by měly zavedení VPN zvážit.

Existuje mnoho poskytovatelů služeb VPN, ale ne všem z nich lze důvěřovat, obzvláště se vyhněte bezplatným službám. COM Group a její technici vám rádi s nasazením VPN pomohou.

Jakmile VPN implementujete, měli byste zajistit, aby všichni zaměstnanci měli přístup ke službě a aby ji využívali pro veškeré pracovní činnosti.

 

3. Zajistěte kompletní bezpečnostní ochranu

Ujistěte se, že je na všech zařízeních, která budou použita pro práci, nainstalována a aktivována bezpečnostní ochrana, tedy antivirové programy, brány firewall, šifrování zařízení.

 

4. Proveďte audit hesel

Centralizace IT služeb je výhodná především pro velké podniky. Přináší výrazné úspory a lepší služby pro interní uživatele i externí zákazníky.

Help desk / podpora

IT oddělení musí umět rychle a efektivně řešit rutinní problémy uživatelů. Jedná se o všední práci, která je vizitkou IT techniků ve vztahu k jejich kolegům.

Projektová podpora

Ve vaší společnosti jistě vzniká mnoho nových projektů, které mají za cíl lepší ekonomické výsledky, zlepšení vnitřních procesů nebo zvýšení efektivity. Až na výjimky potřebují vedoucí nových projektů IT podporu. Oddělení IT musí nabízet jako odborníky, kteří jsou schopni navrhnout správné IT postupy, tak i časovou a technickou podporu zavádění novinek.

V současné době technici společnosti COM Group a.s. operují ze čtyř servisních bodů (Praha, Brno, Ostrava a Olomouc) strategicky rozšířených po České republice.

Spravujeme již více než 5000 uživatelských PC a serverů u klientů z různých oborů a různé velikosti.

Přes 15 let (od roku 2003) poskytujeme svým klientům služby outsourcingu IT a implementace moderních IT technologií.

Můžete se spolehnout na více než 35 zaměstnanců.

PRO MANAŽERY

PRO IT SPECIALISTY

O NÁS

BLOG

KONTAKT

COM Group a. s.
Tel.: +420 539 050 440
E-mail: info@comgroup.cz
www.comgroup.cz